GTD e Evernote: 8 Dicas para se Organizar

Você Ja ouviu falar em GTD e Evernote?

Imagino que todos, ou pelo menos a maioria dos fotógrafos, designers e empresários de qualquer setor de atividade, buscam por Estratégias,  Ferramentas e Dicas para Administrar o Tempo e Melhorar a Produtividade!

Comigo é a mesma coisa. A cada dia com a mente trabalhando a mil por hora, à procura de algo que realmente faça diferença na maneira de organizar tarefas e obter maior produtividade. Não digo apenas em tarefas isoladas de um fotógrafo, como descarregar fotos e tratá-las, mas sim, em toda a agenda de um fotógrafo-empresário. Em meu caso preciso incluir ainda outros 3 projetos, dentre eles este blog.

Em meu mais recente mergulho em busca de novas soluções, me deparo com um conceito que, provavelmente fará toda diferença na forma de organizar meus negócios e consequentemente, no aumento de produtividade. Antes de tudo, quero dizer que estou no início e tenho muito a aprender ainda. No entanto acredito, que uma das formas de aprendizado é o compartilhamento de informações. Caso algum leitor tenha algo a compartilhar, será bem vindo.

Ah… antes de seguirmos, é importante compartilhar que escrevi um novo artigo para complementar este, sobre Como Usar o Evernote como Agenda.

O que é GTD?

A Arte de Fazer Acontecer David Allen

É um método de Gerenciamento de Ações criado por David Allen. Resolvi estudar um pouco mais e realmente acredito que o GTD fará muita diferença em minha produtividade. Hoje trabalho em 4 projetos distintos e já me encontrava um pouco perdido.

Claro que não conseguirei explicar todo o método aqui. Aconselho a leitura do livro de David Allen, o GTD, que já está disponível em português com o título “A Arte de Fazer Acontecer”.

Antes de falar sobre o método em si, é importante também compartilhar qual ferramenta escolhi para me auxiliar em sua aplicação.

Para aplicar o GTD, existem diversas ferramentas, inclusive um simples caderno e folhas avulsas. Mas como sou fanático pelo Mundo Digital, fui atrás de um App. Neste momento, muitas pessoas ficam indecisas e acabam postergando a prática do método. O que eu fiz? Já adorava uma ferramenta chamada Evernote, então, o primeiro passo foi verificar se poderia utilizar o EN para aplicar o método. Para minha surpresa, encontrei diversos materiais em Inglês que falavam desta integração entre GTD e Evernote. Assim, economizei dias de pesquisa. Sempre tive a sensação que o EN poderia fazer mais. Acesse o site do Evernote e crie uma conta gratuita agora.

Quero também compartilhar que não ganho centavo algum para indicar este app, é uma indicação voluntária de algo que está sendo super útil em meus negócios. Pode ser utíl pra você também. Minha dica para entender melhor o aplicativo, é consultar a página oficial.

Vamos à prática?

Resumindo o método de David Allen

Abaixo, segue apenas um resumo com os pontos importantes deste método. Muitas informações adicionais são encontradas no livro “A Arte de Fazer Acontecer”.

1. Tire tudo da cabeça

Gtd e Evernote Tire tudo da cabeça

Quantas vezes me deparei pensando em algo que queria fazer e deixava minha cabeça para lembrar disso. Uma das primeiras coisas é ter uma Caixa de Entrada (adotei como Inbox), onde são anotadas todas as idéias, lembretes, compromissos, até àquelas informações que talvez não dêem em nada. O objetivo é esvaziar a mente.

Quero esvaziar minha cabeça para apenas executar ações. Mesmo informações coletadas em emails, revistas, cadernos, devem ser centralizadas em sua Caixa de Entrada. A vantagem do Evernote é que podemos ter tudo sincronizado automaticamente em todos os dispositivos digitais, incluindo tablets e Smartphones. Com uma conta gratuita, segundos após fazer uma anotação na rua através de seu celular e com acesso à internet, esta anotação estará disponível em todos os outros dispositivos. Então, reserve um tempo para anotar tudo o que pensa na Inbox de seu GTD e Evernote. Apenas após anotar tudo, passe para o próximo item. Se estiver na Rua e sem seu Evernote, esteja com um caderno e quando chegar em casa transfira esta informação para o aplicativo.

Importante:
Dei como sugestão o Evernote, por ser um aplicativo de acesso a todos que tenham internet, grátis e um app que utilizo há tempos de outras maneiras e o considero eficiente e seguro. A Caixa de Entrada é um Caderno que dei o nome de Inbox.

2. Vamos processar estas informações.

GTD e Evernote Processar Informações

Após anotar tudo na Inbox, vamos processá-las. Que é o ato de analisar todas as informações e dar um destino a elas. Se será uma tarefa, um projeto (um projeto é composto por várias tarefas), um compromisso, etc…

Leia Também:

3. “Regra” dos 2 Minutos no GTD

GTD e Evernote 2 Minutos

Toda Tarefa que demandar até 2 minutos, façá AGORA. Assim terá menos riscos de acumular tarefas simples, deixando sua lista de Próximas Ações enorme.

4. Organizando o processo

GTD e Evernote Organizando o Processo

Simultaneamente ao processo, já podemos organizar o conteúdo. Por exemplo, se determinada informação gerar um compromisso, devemos colocá-la na data exata e tirar da caixa de entrada, pois ela já foi processada. Se gerar uma tarefa, adicionamos no caderno respectivo de próximas ações as serem executadas.  Toda anotação que sai da “inbox” vai para outro caderno com o nome Processado, ou seja, tenho apenas 2 cadernos.

Minha dica para organizar as tarefas utilizando GTD e Evernote é através das tags (etiquetas em português) , pois podemos adicionar diversas tags ao mesmo tempo em cada tarefa. Por exemplo, diagramar o álbum do cliente A. Esta tarefa estará com a Tag “Próximas Ações” e no contexto @albuns. Assim, saberemos que é um álbum a ser diagramado e será o próximo da fila.

Outro exemplo. Se tiver orçamentos para retornar, você pode colocar também com a etiqueta “Próximas Tarefas”, mas agora no contexto @orcamentos, ao invés de @albuns.

Os “@” são utilizados para designar um contexto, pois no método de David Allen, ele acredita que funcionamos melhor através de contextos. Tudo que estiver no contexto @rua deverá ser feito quando você estiver na rua. Assim como @computador,  saberá todas as tarefas que deverão ser executadas quando estiver frente ao computador.

Mais Adiante, apresentarei como utilizo minhas Tags aqui na Empresa.

Algumas idéias de contexto: @albuns ou @indesign para saber quais tarefas são de diagramação. @lightroom para saber quais tarefas deverão ser executadas no Lightroom. Outras Tags @banco, @supermercado, @viagens, @passeios, etc.

Se o conteúdo for uma tarefa agendada, deverá colocar um lembrete para o dia marcado e se desejar, adicionar em sua agenda de compromissos. Leia este artigo que explico em detalhes como utilizar o Evernote como Agenda de Compromissos e Tarefas.

Se for um projeto, deverá Organizar na tag “Projetos”.  No GTD, pode ser que sua idéia não seja aplicada agora, portanto, você pode ter uma Etiqueta “Projetos Talvez/Algum Dia”. Teve a idéia do projeto, mas não sabe se será executada. Esvazie sua mente e deixe nesta Tag.

Enfim, este processo de organizar, pode parecer difícil neste primeiro contato com o GTD, mas não é. Consegui absorver e entender o conteúdo em meu segundo dia de estudo. Aconselho a leitura deste livro de David Allen. Minha dica é ter calma e ir um pouco mais adiante.

O objetivo principal da Organização é dar um rumo às informações e deixar a caixa de entrada vazia. Assim não terá que pensar em outra coisa, a não ser executar as tarefas.

5. Como organizar as tarefas e projetos por prioridade?

GTD e Evernote Prioridades

David Allen utiliza uma analogia com metragens. Mas achei um pouco confuso e encontrei uma maneira mais simples adequada a meus negócios. Lembre-se, o Método GTD é totalmente adaptável a sua realidade. O ideal é praticar e aos poucos ajustar para que funcione 100% pra você.

As prioridades são organizadas conforme as Etiquetas abaixo. (Foi um Print da tela, me desculpe pela má qualidade)

GTD e Evernote Prioridades

6. Fazer

GTD e Evernote Fazer

Muitas pessoas estudam, estudam, estudam e nunca acham que estão prontas para colocar em prática o método. Assim, acabam travando na fase de organizar. Como disse no início, estou ainda no começo e neste momento de escrita do post, tive uma idéia e alterei uma parte de meu fluxo.

A Combinação de GTD e Evernote é muito dinâmica e permite ser aperfeiçoada a todo momento. Coloque em prática, mesmo com algumas dúvidas. Tenho certeza que encontrará respostas para suas dúvidas. Se necessário, leia novamente este post.

7. Revisão Semanal

GTD e Evernote Revisão

Reserve um tempo semanal, para revisão de suas tarefas, isso te proporcionará maior controle sobre seu fluxo de organização. Muitas vezes, neste momento é que aperfeiçoamos a aplicação do método para melhores resultados.

8. Referências/Arquivos

GTD e Evernote Arquivos

Aqui você deve arquivar conteúdos para pesquisas futuras. Eu utilizo a estrutura de tags com “#”. Por exemplo, todas as idéias e referências de pesquisas sobre #fotografia, #decoração, #música, etc. Assim fica muito mais fácil uma pesquisa de conteúdo, mesmo após muitos anos arquivadas.

Acho super útil também obter uma Etiqueta para #Diario. Esta idéia veio após ler o livro “Organizando a Vida com o Evernote” de Vladimir Campos. Eu adotei ##Diário Profissional e ##Diário Pessoal (coloquei com 2# apenas para ficar no topo na organização). Imagina, após 5 ou 10 anos, você ter a timeline de sua vida Pessoal e Profissional, achei interessante a dica de VC.

Como utilizo o GTD e EVERNOTE?

Chegou o momento de compartilhar minha real experiência com o método. Abaixo segue, minha estrutura dentro do EN. Lembre-se é apenas uma sugestão e tem funcionado pra mim até o momento. Tenho certeza que breve, terei novas idéias e esta estrutura poderá ser alterada. Esta é a grande vantagem deste método com GTD e Evernote, pode ser aperfeiçoado a todo momento.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o Evernote e GTD, complete seu conhecimento lendo o Artigo Como Usar o Evernote como Agenda.

Até a próxima e espero que tenham gostado deste post. Foram dias de pesquisas e estudos para trazer este conteúdo a vocês.

Outros Artigos Legais sobre GTD e Evernote

Objetivas na Prática
  • Danilo Quirino

    Parabéns pela iniciativa de compartilhar a sua experiência com o método GTD e como aplicá-lo. Estou começando a utilizá-lo agora e já estou notando as diferenças. Ótimas dicas! Já organizei o meu Evernote. Abraços.

    • Por nada Danilo! Ainda estou no início desta jornada com o Evernote, mas compartilhar o que sabemos por auxiliar outras pessoas como você.

      Obrigado pela visita e pelo comentário. Novidades por aqui!

  • Diego Mexíca

    Olá, Willian, muito obrigado, o seu artigo realmente vai me ajudar.
    Eu estou caçando todo conteúdo útil a respeito desse assunto, pois preciso muito me organizar.
    O seu blog é sensacional, receba este elogio vindo de um webdesign bastante exigente e com anos de experiência. Não sei a última vez que comentei no blog de alguém, mas não pude deixar de elogiar o seu trabalho. Daria nota maior que 8 ao seu blog por vários aspectos.
    Só uma dúvida um pouco fora de questão:
    Eu queria encaminhar os meus emails do Gmail automaticamente para o Evernote. Mas esta opção não está habilitada no plano grátis, é isso?